档案管理系统（档案管理）

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1、档案管理规定 一、档案管理 (一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

2、 (二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

3、 (三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

4、 二、文书档案管理 (一)归档范围 行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。

5、 2、组织人事教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。

6、 3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

7、 4、质量管理类:质量管理方面的制度。

8、 5、技术类:产品及生产方面技术文档。

9、 6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。

10、 (二)文书的档案立卷 归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

11、 2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

12、 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。

13、 三、归档时间 公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。

14、会计档案由财务部自行保管。

15、 四、档案的借阅及销毁 (一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。

16、不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。

17、 (二)会计档案一律不准外借。

18、内部调阅应经财务负责人同意。

19、外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。

20、查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

21、 (三)定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

22、档案管理办法一.总则  为规范档案管理工作，特制定本办法。

23、二.公司档案范围    公司建档范围确立为：  公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； 财务、会计及其管理方面的文件材料； 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； 经营管理方面的文件材料； 生产技术管理方面的文件材料； 产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料； 仪器、设备方面的文件材料； 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料； 科研、技术引进、转让方面的材料； 教育培训方面的文件材料； 信息、情报方面的文件材料； 党群（工、青、妇）组织方面的文件材料； 其他具有利用和保存价值的文件材料。

24、 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

25、公司档案还包括声像资料：照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成； 影片档案：原版底片、拷贝及文字说明； 录音档案：唱片、录音带； 录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。

26、三.公司档案管理体制  公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。

27、由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

28、行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。

29、 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

30、 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。

31、暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。

32、四.档案管理工作(一).档案材料的收集：  建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限； 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全； 及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

33、(二).档案的归档、立卷与管理。

34、 1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

35、  区分全宗，确定立档单位。

36、 分类。

37、依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

38、 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

39、 案卷排列。

40、立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

41、 整理案卷，使之厚度适宜，控制在对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

42、 每年对档案进行一次清理： 清除不必要保存的材料； 对破损和褪色的材料进行修补和复制。

43、(三).档案的保管：  防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案； 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

44、(四).档案的鉴定： 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。

45、 确定各类档案的中管期限表。

46、其中财务档案见财务档案保存期限表。

47、 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。

48、介于两种保管期限的，保管期限从长。

49、(五).档案的销毁：  对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存； 办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁； 销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

50、公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。

51、 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

52、 (六).档案借阅、利用工作 凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。

53、外借的须办理登记手续。

54、 借阅期限不得超过棗星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。

55、 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

56、借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

57、 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。

58、其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

59、 公司内档案利用的方式有：  1).提供档案原件；  2).提供档案复印件；  3).提供文献索引资料。

60、  7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

61、  8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。

62、  9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。

63、  10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

64、五.附则 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

65、 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。

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